今天輔導重點是採購部門例行採購流程檢視與輔導!
喜歡輔導是因為很有成就感,即便是有人找我做企業內訓,我也是先聲明,要繳作業不然不接!如果時數夠,我就會導入工作坊,因為我覺得學習就要改變行為,不然寧可不要!就像之前去中部講了三天的社群生態系商業模式 ,也是三天導工作坊,讓業主知其然也知其所然!
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輔導這家連鎖店已經半年多,從一開始的工作盤點、組織功能要調整、門市作業規範與流程建置到門店的儲備幹部實務職能帶領,配合線上的課程與輔導,漸漸的感受到人員的成長!
剛開始是因為薪獎制度的需求,業主找上我,先買了我的門市經營管理職能的線上課程,後來希望我前往輔導,這種過程中經歷了一個阻礙,就是績效考核與獎懲!由於長期以來採人治的方式,所以一直沒有規範要求門市,以至於門市人員將總部許多好意認為是「應該」的,久而久之公司變成不敢要求;而當我建議要開始進行門市工作的稽核時,業者又擔心會使人員感到不舒服,遲遲不敢進行:最後終於在幾次的輔導過程中,開始記錄門市缺失,並進行稽核! 今天在輔導時,門市主管問我要如何解決一個棘手的管理問題,而這個問題在前兩次輔導時也有討論過,也給建議,當我在重新釐清問題後,給了一個實務上的解答之後,有其他門店的主管也提出了他們的做法,而這個做法是依據前兩次討論時,他跟門市人員有了共識後,實務上所執行的,目前已經解決了這個問題! 在輔導的過程中,我的對口窗口是門市經理,也就是一般所謂的營業部經理,而這位經理過去沒有門市經驗,因為一直待在製造業,所以在管理與執行這個工作時,會因為缺乏實務經驗,不容易與門市達成共識,在這半年的輔導下,看到他今天可以運用我給的方式,進行門店作業的問題分析,並與店主管進行討論,解決現況,感到很欣慰!而在每次輔導時老老闆與主事者也會在場,所以在過程中的建議與決策都很快速,因此,才經過半年,門市經理與門市店主管已經可以接受這樣的稽核方式,並且找到門店事務的管理方法,這讓我看到這個連鎖店未來的成長將可寄與厚望! 「阿湯哥,我們總倉在整貨到出貨,常常要 花很多時間,門市都說倉庫跟採購出貨很慢!」「為什麼出貨很慢,門市訂貨不是已經有規定每天訂什麼商品了嗎?」「有啊!可是門市也是想訂什麼就訂什麼,而且廠商常常要下班時才送貨到總倉!」
談到這裡,我已經知道整個問題在哪裡了! 今天進行總部商品採購買賣管的輔導,手畫了這個商品採購的架構,大家在自己的體系(或店)遇到的採購問題是什麼?
採購的流程分為新品開發與舊品續訂,這兩個流程在後面的段落會開始銜接,但卻也有些許不同,只是多數中小型連鎖店,沒辦法在流程與分工上細切,也就造成許多問題! 終於買到想吃很久的凱撒沙拉!
今天跟藥局總部的輔導,前半段先進行廠商管理的輔導,建立廠商合約管理的機制,以作為未來對於整個採購管理的基礎! 後半段是門市儲備幹部訓練,從讀書會到門市經營管理職能訓練!本次訓練主題為【店經理的領導統御】及【店經理的職責】,課程以線上影音學習配合實體研討互動進行,人員需在實體研討前,先完成線上學習,並直接針對門市營運實務進行互動;在完成互動後,也請人員回饋心得,大家的反應也都很正面! 整個培訓分兩個階段,歷時半年,各階段都有考試認證!將徹底解決門市許多經營管理的問題! 今天在藥局總部主要協助總部採購跟門市溝通,在門市訂貨上與總部採購上常見問題:
1.門市常有重複訂貨的問題 2.門市因突發需求訂貨 3.因為廠商最低量與金額的問題 4.因應活動的訂貨需求 5.憑感覺訂貨的問題 這些狀況常會造成總部採購處理訂貨單時,增加頻度與耗時!而門市也會增加庫存迴轉的問題! 門市與總部採購往往因為立場不同,會有不同的意見,本次溝通有效的產生共識,並說明未來做法,在下次要來確認執行的流程! 今天一到輔導藥局的總部,藥局的主管就跟我說;「顧問啊~我們現在遇到一個問題,人員常常在上班的當下,發現今天客人很多,就要求人員加班,可是有許多需求,不見得是需要的,這樣真的不知道要不要承認加班耶!」「有時也會有因為新進人員不熟,或是從原來的品類負責人調去負責其他品類,門市因為擔心熟稔度,會要求其他原來資深的人員加班,這樣會產生加班工時」
其實這樣的問題在許多店鋪都有,而一些需要顧問式諮詢與面銷的店鋪及專櫃,這種問題更加明顯,以這個現象,其實有幾個不同的問題層面: 【排班與人工時的問題】 一般的店鋪在排班上都是一次排一個月的班,這會造成門市人員因為調班,常常修改班表,尤其現在是一例一休,不小心沒有符合七休一,可能造成違法的疑慮!所以,最好是可以以週為單位排班。 另外,到底每個小時要有多少營收,才能符合損益呢?這也是排班工時的精髓!這部分牽扯到「人效」,因此我們要去計算工時、營收與淨利之間的關係,經由分析取得:單日營收達多少業績,可以使用多少的排班工時,如何進行在我的65堂門市經營管理職能課程中有詳細說明! 因此,要徹底解決這個問題,應由各單店依據時段交易客數與營收,配合營業時間,整理出需求工時,也就是多少營收需要多少人力工時,經由總部同意後,只要營收在這個「標準工時」內,並符合勞基法的規範,門市可以自行調配工時,如果不是,需提出加班說明與申請。 【門市教育訓練的問題】 另外關於人員熟稔度所產生的加班,要求店主管提出人員門市自訓的計畫,並以兩個月為限,將相關人員訓練完畢,公司可以在期間視情況同意加班申請。 當然在許多的門店經營上,還有許多因為「人治」產生的問題,在本次的藥局總部輔導,也根據這些問題給予解方,後續的輔導也會協助進行店主管會議,與門店進行溝通! 今天的藥局總部輔導,還是著重於庫存迴轉,一家門店的獲利取決於商品的管理,而商品的管理其實包含了:買、賣、管三個環節,這整個都會跟庫存迴轉有關!
這次的輔導,經過初步核算,光是調整好庫存,一家單店就能省下超過100萬的庫存耶!而今天是直接帶總部的主管們,進入POS銷售系統拉報表,並製作管理報表,了解每家分店的迴轉天數,並將各單品分成:高迴轉商品、符合迴轉商品、與低迴轉商品,下一步,會進行低迴轉商品的處理,以降低無效庫存,使門市可以增加現金流轉! 剛好在今天出門前整理的門市職能認證課程中,就有一個課程單元講到這個主題哦! 今天的藥局總部輔導,進行藥局的門市儲備幹部訓練說明,由藥局招集已經經過遴選的人員,集合到總部,由我進行整個訓練的說明;這群儲備幹部當中,年資最高的有十五年,年資最淺的有兩年,整個期間規劃為期一年的訓練,重點在於基礎門店經營的實務訓練,配合我在線上平台的六十五堂門市經營管理課程中,我挑選了二十堂課程,分為基礎與進階兩個階段,線上訓練共計二十小時,實體討論預計十二小時,其他是考試認證與三到六個月的實習績效。
本次規劃過程也經過許多波折,傳統中小企業在人員晉升上有許多考量,因此在訓練的進程上,我也配合客戶的想法,做了調整,盡量吻合客戶現況的要求,也讓客戶可以能夠放心的做訓練與放權! 在說明完整個訓練規劃後,我讓大家發表心得,每個人都很興奮於可以學習到這些實務經驗,也有的直接說要在訓練中運用到實務,並幫公司賺錢!最後,客戶做總結時,也跟我感謝說她今天非常感動,公司這麼多年了,可以看到大家聚在一起,也能看到未來的希望,說著說著當下眼眶紅了! 這個輔導案執行了這一個月下來,我也很高興遇到這樣的業主,很有決心要調整,也很願意配合,因此目前執行下來可以說非常的順利!期待下週的例行輔導囉! 今天到輔導的藥局總部進行輔導,讓我很興奮的是,這家藥局使用的POS系統是我最拿手的系統!
在進行這種手把手的輔導時,簡直是如虎添翼!在今天進行獎金制度輔導時,立即告訴客戶,在系統裡如何有效的快速找到參考數字! 今天出了進一步確定獎金制度外,也進一步針對總部與營業端的工作盤點進行審視,我提供了一份藥局專屬的【總部組織與職能對照】及【門店組織職能對照】,讓客戶快速了解他的現況,以及該調整釐清的項目! 下週完成工作盤點的審視與獎金制度。 |