門市訂貨亂象連環爆？藥局總部採購溝通關鍵在這五件事！

 你是否也曾經在門市與總部間來回拉鋸，為了一張訂貨單傷透腦筋？今天我在輔導某家藥局總部時，就遇到這個常見卻不容忽視的情況：門市說總部不懂第一線現場、總部說門市老是亂下訂單。其實，問題不是誰對誰錯，而是制度與流程的設計還不到位。這篇文章就來解析，連鎖藥局中最常見的五大訂貨亂象，以及該如何建立有效的「門市 × 總部採購」溝通機制，讓整個商品流動更順、溝通更快、庫存更準！

門市常見五大訂貨問題，總部處理疲於奔命

今天總部採購主管一開會就說：「我們每天收到訂貨單，看起來都像是緊急、缺貨、活動來了，但其實根本很多是重複下單或沒有計劃的需求！」這段話揭露了五大門市訂貨通病：

• 重複訂貨問題：店員未確認庫存或其他人已下單，導致同商品被多次下訂
• 突發性訂貨需求：因臨時客訴、地區需求或季節變化而緊急叫貨，常未經計劃
• 廠商最低訂量限制：為了湊訂單金額，強行補單，卻造成不必要的庫存壓力
• 活動導致集中訂貨：同一檔活動全門市一起下訂，倉儲壓力大、交期延誤
• 憑感覺下訂：無依據的經驗判斷，缺乏數據或預測工具輔助決策

這些行為不只增加採購人員處理訂單的頻率與時間，也會導致門市的庫存週轉惡化，進而造成整體營運成本上升。

門市與採購看法不同，怎麼談出共識？

門市的立場通常是「客人要我就得有貨」，而採購的角度則是「貨太多庫存壓力誰來背？」這正是門市與總部之間，角色差異所帶來的典型張力。這次輔導我採用的是「需求合理化 × 流程透明化」雙軌並進的策略：

• 一方面請門市提前規劃訂貨週期，依銷售紀錄與促銷計畫來提交申請
• 一方面也請總部公開「最低訂量規範」、「活動期程表」與「採購時程」，讓門市更容易配合與預估交期

雙方經過會議對談，終於針對「重複下單」、「緊急訂貨處理時效」、「活動期程整併」等核心問題取得共識，也約定未來會以週為單位進行訂單總整與溝通確認，減少臨時需求與反覆拉貨的情況。

用流程取代人情，用數據打破誤會

最終這場會議的結論不只是「說好了」，而是制定了具體行動方案：

• 建立「標準訂貨申請表」，門市需填寫商品週轉天數與活動說明
• 採購端每週統整訂單後一次下單給廠商，減少拆單與急單頻率
• 各門市指定「訂貨負責人」，並導入初階庫存管理訓練
• 下次輔導前將進行訂貨流程追蹤，實際觀察新機制的落實度

很多連鎖品牌以為「溝通就是開會」，但真正有效的溝通，是讓流程說話、讓數據佐證、讓制度取代個人經驗。這樣的共識與行動，才是讓門市與總部真正同心的開始。

本篇摘要：藥局訂貨與採購溝通的五大重點

• 常見門市訂貨問題：重複下單、突發訂貨、廠商最低量、活動壓單、憑感覺叫貨
• 總部需建立採購透明制度：活動時程、訂單週期、最低採購量統一規範
• 雙方需透過「流程 + 表單 + 人員訓練」三段策略形成長期共識
• 訂貨責任制度化，可導入門市職能訓練與訂貨人員認證
• 下一步需追蹤訂貨制度的落實與流程再優化空間

FAQ 問答區

Q：門市為何會常常重複訂貨？
A: 通常是缺乏統一的訂貨表單與交叉確認機制，或者是由不同人員分別下單，未先核對庫存或既有申請。
Q：活動期間大量訂貨造成庫存壓力怎麼辦？
A: 可由總部統一計算各門市估算量，集中採購後再進行分配，並提早公告活動時程供門市預估。
Q：如何避免「憑感覺」訂貨的錯誤？
A: 門市應依據 POS 系統歷史銷售數據、週轉天數與客群需求進行分析，再提出訂貨建議。
Q：總部該如何管理來自各門市的突發性訂貨？
A: 可設立緊急訂貨通報機制，要求門市填寫理由、數量與預期影響，並設置審核流程。